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智能用印解決方案,從細(xì)節(jié)上降本增效

發(fā)布時(shí)間:2025-03-12 15:10:37     訪問(wèn)次數(shù):

   隨著現(xiàn)代市場(chǎng)的發(fā)展,企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,分支機(jī)構(gòu)眾多,用印管理在異地使用、簽字時(shí)帶來(lái)了不便。在招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)域中,用印的智慧化管理模式已逐漸成為企業(yè)縮短信息傳遞時(shí)間、提高采購(gòu)工作效率、實(shí)現(xiàn)降本增效的重要手段之一。

  經(jīng)過(guò)技術(shù)的革新,用印的管理模式也發(fā)生了三大階段的改變:
  第一階段——人工用印管理:從審批到蓋章全程采用人工紙質(zhì)的傳遞方式,效率較低。
  第二階段——半電子用印管理:線上審批、線下人工蓋章,未形成閉環(huán)管理。
  第三階段——智能用印管理:線上審批后,可通過(guò)連接用印系統(tǒng)進(jìn)行全流程線上智能用印。也可以通過(guò)智能校驗(yàn)蓋實(shí)體章或全流程線上蓋電子章,實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)、審批、蓋章,并可追溯的閉環(huán)管理。
  傳統(tǒng)用印痛點(diǎn)
  ●印章使用風(fēng)險(xiǎn)高
  線上申請(qǐng)和線下蓋章難以實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理,線上申請(qǐng)A文件,實(shí)際用印為B文件、替換頁(yè),這些行為造成的違規(guī)用印較難管控。
  ●蓋章過(guò)程追溯難
  用印申請(qǐng)和實(shí)際用印過(guò)程脫節(jié),無(wú)法實(shí)現(xiàn)全程記錄備案,出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法有效明確責(zé)任人,法務(wù)難以追溯。
  ●蓋章需要專(zhuān)人值守
  傳統(tǒng)的蓋章需要有專(zhuān)人值守。當(dāng)印章管理人因出差、請(qǐng)假等原因不在崗位時(shí),就無(wú)法及時(shí)進(jìn)行蓋章。
  智能用印
  在信源招標(biāo)采購(gòu)平臺(tái)中,智能用印主要用于招標(biāo)文件、采購(gòu)公告/公示、合同簽訂等過(guò)程中,采用數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)印章管理的方法。該功能主要包括用印申請(qǐng)、用印審批、用印蓋章等功能。
  1、用印申請(qǐng)
  ●用印申請(qǐng)中可以按照項(xiàng)目申請(qǐng),也可以按照非項(xiàng)目申請(qǐng);
  ●不同類(lèi)型(公章、法人章等)和不同形式(實(shí)體章、電子章)的印章可同時(shí)選擇使用;
  ●需蓋章文件可以同時(shí)申請(qǐng),方便后續(xù)蓋章時(shí)保證文件一致,系統(tǒng)留痕。
智能用印申請(qǐng)
  2、用印審批
  ?審批流程支持按業(yè)務(wù)靈活定義,業(yè)務(wù)人員“拖拉拽”就能完成流程業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)(智能審批流介紹可查看這里);
  ?用印支持多層級(jí)審批;
  ?審批完成后,若蓋實(shí)體印章,系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送蓋章授權(quán)碼;
  ?若蓋電子印章,系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至電子印章管理人。
智能用印審批
  3、用印蓋章
  ?蓋實(shí)體章
  1)審批完成后,申請(qǐng)人憑蓋章授權(quán)碼,取章、用章;
  2)蓋章過(guò)程印控臺(tái)對(duì)蓋章申請(qǐng)文件進(jìn)行核對(duì)校驗(yàn)和實(shí)時(shí)監(jiān)控,保證審批文件的一致性,防范違規(guī)用印。
  ?蓋電子章
  1)審批完成后,由電子章管理人使用“在線簽章助手”中的“一鍵簽章”功能,使用媒介介質(zhì)或移動(dòng)簽章,蓋入電子章;
  2)蓋章后的文件通過(guò)系統(tǒng)回傳至申請(qǐng)人。
  智能用印的價(jià)值
  1、降低人力成本
  智能用印后,減輕印章管理人員的大量工作,解放人力成本。
  2、增加安全性
  用印的使用更加安全,降低違規(guī)用印的風(fēng)險(xiǎn)。
  3、提高用印效率
  快速申請(qǐng)使用,支持PC、手機(jī)等多端使用,提高用印效率。
  4、實(shí)現(xiàn)用印全過(guò)程管控
  實(shí)現(xiàn)事前可控制、事中可監(jiān)控、事后可追溯的用印全過(guò)程管理。
  信源信息助力招采領(lǐng)域
  目前,根據(jù)客戶的實(shí)際需求,用印管理已在多個(gè)大型企業(yè)、金融行業(yè)的項(xiàng)目中進(jìn)行智配使用,實(shí)現(xiàn)用印的管理提升。
  未來(lái),信源信息將持續(xù)致力于推動(dòng)數(shù)智化招采的發(fā)展,運(yùn)用人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等技術(shù),幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)招采過(guò)程的數(shù)字化、智能化,賦能降本、增效、提質(zhì)。

 


鄭州信源 賦能招標(biāo)采購(gòu)數(shù)智化轉(zhuǎn)型

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